Die unterschätzte Macht der Automatisierung

Während AI, Metaverse und VR aktuell die Schlagzeilen der Tech-Welt dominieren, wird ein Tool noch viel zu oft übersehen, das im Alltag echte, messbare Effekte bringt: Microsoft Power Automate.

Dabei liegt in Power Automate enormes Potenzial – nicht nur zur Einsparung von Zeit und Ressourcen, sondern auch zur nachhaltigen Steigerung von Qualität und Transparenz in den täglichen Abläufen. Es geht um mehr als „nur Automatisierung“ – es geht um die Digitalisierung des Rückgrats eines Unternehmens: Prozesse.

Und während alle über Nutzbarkeit, Alltagstauglichkeit und Kosten diskutieren, wird ein entscheidender Punkt übersehen: Das kostenlose Potenzial von Power Automate ist in jeder Microsoft 365 Business Pro Lizenz bereits enthalten. Viele Use Cases lassen sich direkt umsetzen – ohne zusätzliche Lizenzkosten.

Jede Mail, die auf Freigabe wartet. Jedes Excel-Blatt, das manuell gepflegt wird. Jedes Dokument, das händisch abgelegt wird. Diese Aufgaben kosten täglich Zeit, Aufmerksamkeit und am Ende: Innovationskraft.

Was wäre, wenn genau diese Arbeit automatisiert ablaufen würde – sauber, sicher und nachvollziehbar?

Made to automate

Power Automate ist eine zentrale Plattform der Microsoft Power Platform, die dafür gebaut ist, bestehende Systeme intelligent miteinander zu verbinden, Workflows zu automatisieren und eine digitale Infrastruktur zu schaffen, die mit den Anforderungen moderner Unternehmen mitwächst.

Aber wie gelingt der Einstieg?

Schritt 1: Prozesse verstehen – bevor Technik ins Spiel kommt

Auch in der Automatisierung gilt: Shit in, shit out. Wer einfach irgendwo anfängt, riskiert Insellösungen, die keinen echten Mehrwert schaffen. Deshalb starten wir jedes Projekt mit einer präzisen Analyse eurer bestehenden Prozesse:

• Wo entstehen Medienbrüche?
• Welche Workflows wiederholen sich ständig?
• Wo liegt echtes Potenzial zur Standardisierung?

Ziel ist es, nicht alles zu automatisieren – sondern genau das Richtige.

Schritt 2: Strukturierte, dynamische Flows entwickeln

Nach der Analyse folgt die Umsetzung: Wir entwickeln maßgeschneiderte Workflows, die von Beginn an durchdacht sind – mit:

• Bedingter Logik
• Eskalationspfaden
• Automatisierten Benachrichtigungen
• Smarten Entscheidungsstrukturen

Dabei denken wir in übergreifenden Datenströmen – denn in gewachsenen Systemlandschaften macht Automatisierung nur Sinn, wenn sie systemübergreifend funktioniert.

Schritt 3: Technische Integration – mit Sicherheit als Standard

Power Automate lässt sich nahtlos in Microsoft 365 und Drittanbieter-Systeme integrieren – über APIs, Webhooks und Konnektoren. Egal ob ERP, CRM oder DMS: Wir sorgen für fließende Übergänge in euren Datenstrukturen.

Dabei gilt bei uns stets: Security First.

• Alle Projekte werden DSGVO-konform geplant und umgesetzt.
• Zugriffsrechte werden rollenbasiert definiert.
• Workflows werden dokumentiert, nachvollziehbar und auditiert.
• Auf Wunsch übernehmen wir auch das Monitoring & Updating, um langfristige Stabilität zu sichern.

Projektbeispiel: Investitionsfreigaben automatisieren

Ein hochwertiger Möbelhersteller aus Süddeutschland kämpfte mit ineffizienten Freigabeprozessen für Investitionen. Die Beantragung, Prüfung und Freigabe erfolgten über Excel-Formulare und E-Mails – verteilt über verschiedene Abteilungen. Das führte zu langen Wartezeiten, fehlender Transparenz und häufigen Rückfragen.

Unsere Lösung:

• Aufbau eines zentralen Workflows in Power Automate mit Integration in SharePoint, Teams und Outlook
• Abbildung der Genehmigungskaskade inklusive Budgetprüfung & Eskalationslogik
• Automatisierte Benachrichtigungen und Statusaktualisierungen in Microsoft Teams
• Rückführende Dokumentation aller Freigaben für interne Audits

Das Ergebnis:
Die durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Freigabe sank um 70 %. Gleichzeitig erhöhte sich die Nachvollziehbarkeit für alle Beteiligten erheblich. Seitdem wurden weitere Bereiche wie Reisekosten, Onboarding und teile des Vertragsmanagement automatisiert.

Wie Power Automate den Alltag verändert

Die Einsatzmöglichkeiten von Power Automate sind so vielfältig wie die Prozesse in einem Unternehmen – und der konkrete Nutzen zeigt sich in kleinen wie großen Alltagssituationen. So lassen sich zum Beispiel Genehmigungen für Urlaube, Budgetfreigaben oder Beschaffungen automatisieren, indem Freigabeketten digital abgebildet und mit Eskalationsregeln versehen werden. Dadurch entfallen manuelle Abstimmungen per E-Mail – Entscheidungen werden nachvollziehbar, schneller und sicher getroffen.

Auch Datenflüsse zwischen verschiedenen Tools lassen sich intelligent synchronisieren. Statt Informationen händisch zwischen Systemen hin- und herzubewegen, übernimmt Power Automate diese Übergaben automatisch – ohne Medienbrüche, ohne Copy-Paste.

Status-Updates, Aufgabenverteilungen oder Benachrichtigungen können direkt in Anwendungen wie Microsoft Planner, Teams oder Outlook integriert werden. Dokumentenablagen werden automatisch strukturiert, versioniert und CI-konform gespeichert.

Und nicht zuletzt: Durch klar definierte, überprüfbare Workflows werden menschliche Fehlerquellen minimiert – was langfristig nicht nur Qualität sichert, sondern auch Vertrauen in die eigenen Prozesse schafft.

Warum viele noch zögern – und wie wir das ändern

Trotz der offensichtlichen Vorteile sehen wir in der Praxis nach wie vor Zurückhaltung beim Thema Automatisierung – gerade im Mittelstand. Das liegt oft nicht am fehlenden Willen, sondern an nachvollziehbaren Barrieren:

1. Viele Unternehmen arbeiten mit gewachsenen, oft veralteten Systemlandschaften. Die Integration neuer Technologien wirkt deshalb kompliziert und riskant. Hinzu kommt: Es ist oft unklar, wer im Unternehmen überhaupt verantwortlich ist – IT, Fachabteilung oder Geschäftsführung?

2. Ein weiteres Problem ist das Know-how. Die Power Platform erscheint auf den ersten Blick komplex, und viele Teams trauen sich nicht zu, damit produktiv zu arbeiten. Und schließlich besteht die Sorge, durch zu viel Automatisierung die Kontrolle über Prozesse zu verlieren – insbesondere wenn Transparenz fehlt.

All diese Herausforderungen sind berechtigt – aber lösbar. Was es braucht, ist ein strukturierter, ressourcenschonender Einstieg, der konkrete Ergebnisse liefert und gleichzeitig Sicherheit schafft. Genau das bieten wir an.

Power Automate Kickstart: Euer Einstieg in echte Prozessintelligenz

Mit unserem Power Automate Kickstart erhalten Unternehmen einen schnellen, fundierten und praxisorientierten Einstieg in die Welt der Prozessautomatisierung. In nur einem Tag analysieren wir gemeinsam mit euch die bestehenden Abläufe und identifizieren realistische Automatisierungspotenziale – von einfachen Quick Wins bis hin zu strategischen Hebeln.

Auf Basis dieser Analyse erhaltet ihr eine priorisierte Übersicht der wichtigsten Prozesse, eine technische Machbarkeitsprüfung, eine klare Umsetzungsstrategie und – falls gewünscht – ein Schulungskonzept, das euer Team langfristig befähigt, selbstständig neue Workflows zu gestalten und bestehende weiterzuentwickeln.

Das Ziel: schnelle Ergebnisse, nachhaltiger Kompetenzaufbau und eine Infrastruktur, die mit euren Anforderungen mitwächst.

Ihr wollt wissen, wo euer größter Hebel liegt?
Dann sprecht mit uns – wir zeigen euch, wie Automatisierung konkret aussehen kann.

Kontakt:
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