Warum du deine IT outsourcen solltest!

Wenn die IT Verantwortung bei einer halben Person liegt

Wenn wir neue Kund:innen kennenlernen, sehen wir oft das gleiche Bild: Ein Unternehmen mit 40, 50, manchmal 80 Mitarbeitenden – und maximal eine Person, die sich um alles Technische kümmert. E-Mail, Server, Drucker, Internet, Backup, Azure, ERP, Microsoft 365, Security – alles läuft über einen Tisch. Wenn überhaupt. Manchmal sind es auch „die Kollegen von der Buchhaltung“, „der Sohn vom Chef“ oder „der frühere Azubi, der sich mit Computern auskennt“.

Das ist keine Kritik. Das ist Realität. Und sie ist verständlich. Denn für viele Geschäftsführer:innen gehört IT noch immer in die Kategorie „läuft halt irgendwie“. Man hat doch Lizenzen gekauft, ein NAS im Büro stehen und ein Antivirus drauf – passt. Denn: "Wir sind keine IT'ler sondern Gärtner, Handwerker, Künstler, ... etc."

Nur: IT ist heute keine Nebensache mehr. Sie ist Grundlage für Kommunikation, Datenhaltung, Zusammenarbeit, Sicherheit und Prozesssteuerung. Und damit systemrelevant – im wörtlichen Sinne.

‍

Einzelwissen ist ein Risiko. Immer.

Ein Punkt, der oft unterschätzt wird: Was passiert, wenn „der eine ITler“ plötzlich nicht mehr da ist?
Krankheit. Urlaub. Kündigung. Streit. Burnout. Oder einfach das Leben.

Was dann?
Niemand weiß, wo die Passwörter liegen. Niemand kennt die Systemlogik. Niemand kann sagen, ob die Backups laufen oder wie man den Server startet.
Und ja – das passiert öfter, als man denkt.

Je mehr Verantwortung an einer Person hängt, desto größer die Abhängigkeit. Und die wird spätestens dann zum Problem, wenn man keine Zeit mehr hat, sie aufzufangen.

Outsourcing schafft hier nicht nur technisches Know-how, sondern Redundanz: Es gibt mehrere Menschen, die Zugriff haben, Bescheid wissen, im Notfall übernehmen können. Natürlich kostet das Geld. Aber der Verlust unersetzbaren Wissens ist um ein Vielfaches teurer – in Stress, Stillstand und Wiederaufbau.

‍

Warum IT heute nicht mehr intern abbildbar ist

Der Anspruch an moderne IT ist in den letzten Jahren massiv gestiegen. Mitarbeitende wollen mobil arbeiten. Kund:innen erwarten digitale Kommunikation. Behörden fordern DSGVO-Konformität. Angreifer suchen nach offenen Ports.

Gleichzeitig entwickelt sich die Technologielandschaft in einem Tempo weiter, das selbst uns manchmal den Atem raubt: KI-gestützte Tools, Automatisierung über Low-Code-Plattformen, Cloud-first-Architekturen, moderne Cyberangriffe, neue Sicherheitsprotokolle – all das ist keine Theorie, sondern Teil unseres Alltags.

Diese Entwicklungen bringen enorme Chancen – aber sie müssen verstanden, getestet und strategisch eingeführt werden. Und das geht nicht nebenbei. Wer die Technologien der Zukunft heute nicht mitdenkt, wird morgen von ihnen überrascht.

Wir beschäftigen uns täglich – im Grunde rund um die Uhr – mit neuen Technologien, evaluieren, was sinnvoll ist, und adaptieren das Know-how, damit alle unsere Kund:innen davon profitieren können. Wer intern auf einzelne Personen angewiesen ist, kann dieses Tempo kaum mitgehen – schon gar nicht nachhaltig.

‍

IT ist kein Luxusproblem

Oft hören wir: "Eine IT Strategie ist zu teuer.“ Die Frage ist: Teurer als was?

• Teurer als ein Ausfall der Infrastruktur über zwei Tage?
• Teurer als ein Datenschutzverstoß, der gemeldet werden muss?
• Teurer als ein verschlüsselter Server ohne funktionierendes Backup?
• Teurer als stundenlange Fehlersuche, weil niemand mehr weiß, wie das eingerichtet wurde?
• Teurer als der eine Kollege, der alles weiß – und plötzlich weg ist?

Gute IT kostet Geld. Schlechte IT kostet deutlich mehr.
Und wer technologische Entwicklungen verschläft, zahlt den Preis oft in verlorenen Chancen – nicht nur in Sicherheitslücken.

‍

Warum wir der richtige Ansprechpartner sind (ehrlich, nicht werblich)

Wir sind eine kleine, spezialisierte Agentur mit Fokus auf den Mittelstand. Wir arbeiten pragmatisch, denken mit, und wir kennen die Realität in gewachsenen IT-Umgebungen. Wir setzen auf Microsoft-Technologien, weil sie sich in bestehenden Strukturen sauber integrieren lassen, zuverlässig funktionieren und langfristig skalierbar sind – egal ob Cloud, Hybrid oder lokal.

Wir arbeiten nicht nach Schema F, sondern fragen: Wie funktioniert euer Unternehmen? Was ist wirklich kritisch? Wo sind die Engpässe? Oder machen gleich ein Praktikum bei euch im unternehmen um wirklich zu verstehen, wie ihr tickt! Und dann bauen wir gemeinsam die passende Lösung – technisch, organisatorisch, sicher.

Und ja: Wir sind Techniknerds mit System. Wir lieben es, neue Tools zu testen, aktuelle Trends zu hinterfragen, Funktionen auseinanderzunehmen und für den Mittelstand nutzbar zu machen. Was heute noch komplex klingt, kann morgen euer Wettbewerbsvorteil sein.

‍

Was kostet eigentlich eine eigene IT-Abteilung?

Wer glaubt, Outsourcing sei „teuer“, sollte einmal durchrechnen, was eine interne Lösung wirklich kostet – wenn sie funktionieren soll.

Ein:e erfahrene:r Systemadministrator:in liegt im Mittelstand – je nach Region – irgendwo zwischen 60.000 und 85.000 Euro Jahresgehalt. Dazu kommen Lohnnebenkosten, Fortbildungen, Ausfallzeiten durch Urlaub und Krankheit. Und selbst wenn man das Budget stemmen kann: eine Person allein reicht heute nicht mehr. Es braucht Redundanz. Vertretung. Spezialwissen. Toolkenntnis.

Und dann ist da noch die Technik selbst: Eine On-Prem-Serverlandschaft kostet nicht nur in der Anschaffung, sondern auch im laufenden Betrieb – Strom, Kühlung, Lizenzen, Hardwaretausch, Monitoring, Wartungsverträge. Viele dieser Systeme laufen „einfach weiter“, bis sie ausfallen – dann wird’s richtig teuer.

Outsourcing ersetzt keine Person. Es ersetzt die ganze Abteilung.
Nicht im Sinne von Überwachung und Kontrolle, sondern in Form von Kapazität, Know-how, Sicherheit und Verfügbarkeit. Und das zu einem Bruchteil der Kosten – mit mehr Planbarkeit, weniger Ausfallrisiko und dem Vorteil, dass man von Anfang an mit einem Team arbeitet, das solche Strukturen dauerhaft professionell betreibt.

‍

Fazit: Man muss nicht alles selbst können. Aber man muss wissen, wer es kann.

‍

Wer IT heute noch als reines Support-Thema sieht, hat das Spiel schon verloren. Moderne Unternehmen brauchen moderne IT. Und moderne IT braucht Spezialisten.

Nicht weil alles kompliziert sein muss – sondern weil alles einfach funktionieren soll.

Und das geht nicht allein. Schon gar nicht dauerhaft. Deshalb lohnt es sich, Verantwortung zu teilen – bevor sie zum Problem wird.

‍

Ihr wollt raus aus dem Reagieren – und rein in eine stabile, zukunftssichere IT-Struktur?
Dann reden wir miteinander. Unkompliziert, offen, ehrlich.

📩 hello@inspirationlabs.com
📞 +49 6221 42 99 222

‍